Vous devez chiffrer un lot et le dossier de consultation des entreprises (DCE) arrive sous forme de plans, tableaux et PDF. Une synthèse générale ne suffit pas : vous avez besoin de retrouver les exigences qui influencent votre offre, de les rattacher à une pièce et de savoir ce qui reste incertain. L’IA peut aider à préparer cette lecture. Le résultat utile est une matrice de travail que le chargé d’affaires vérifie avant de chiffrer.
Cette méthode concerne l’entreprise qui répond et réalise les travaux. Elle ne produit pas les études du concepteur, ne valide pas les plans et ne certifie pas que le dossier est complet. Les documents du marché et leur interprétation par les personnes compétentes restent la référence.
Commencer par une liste des pièces, pas par une demande de résumé
Rassemblez le règlement de consultation (RC), le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF), les plans utiles au lot et les additifs reçus. Ces intitulés décrivent les documents employés dans notre exemple ; tous les dossiers ne présentent pas la même composition.
Attribuez à chaque fichier un nom stable, un indice ou une date visible, et une origine. Gardez les originaux. Une pièce illisible, une annexe annoncée mais absente ou un tableau coupé devient un point à traiter. Ne demandez pas à l’assistant de reconstituer ce que vous n’avez pas reçu.
Définissez aussi la frontière de la recherche : lot concerné, zones du bâtiment, livrable attendu et questions déjà connues. « Repérer les informations utiles au chiffrage du lot électricité » produit un travail plus vérifiable que « analyser tout le projet ». Une recherche ciblée n’autorise toutefois pas à ignorer les pièces communes qui concernent votre lot.
Construire une matrice qui permet de revenir à la source
Chaque ligne doit représenter un point contrôlable. Conservez le poste, l’information relevée, sa source précise, son état et la prochaine action. Une simple couleur de confiance ne remplace pas une référence de page ou de ligne. Le lecteur doit pouvoir ouvrir la pièce et retrouver le passage.
Utilisez des états compréhensibles : « relevé à vérifier », « contradiction », « information absente » et « confirmé par une pièce identifiée ». La confirmation est une action de contrôle, jamais une déduction de l’assistant. Une ligne peut être correctement extraite tout en décrivant une exigence qui reste ambiguë.
Exemple fictif : vingt luminaires dans une pièce, douze dans une autre
Exemple entièrement fictif, sans chantier ni client réel. Un petit bâtiment tertiaire est rénové. Le CCTP fictif indique vingt luminaires, la DPGF en prévoit douze et le dernier courriel de questions-réponses ne confirme aucune modification. Le RC limite le mémoire à six pages, mais la date de dépôt n’est pas fournie dans les extraits.
| Point | Source | Constat | Action à valider |
|---|---|---|---|
| Quantité de luminaires | CCTP §4.2 ; DPGF ligne 18 | 20 / 12 : contradiction | Demander la quantité à retenir ; ne pas choisir automatiquement |
| Référence du produit | CCTP §4.2 | Référence à confirmer | Obtenir la référence retenue avant le choix technique |
| Accessoires | DPGF ligne 18 | Périmètre non précisé | Rechercher dans le dossier complet, puis poser la question si nécessaire |
| Mémoire | RC §3 | Six pages maximum dans cet exemple | Reporter cette contrainte dans la préparation de la réponse |
| Date de dépôt | Non disponible dans les extraits | Inconnue | Retrouver la date dans la pièce officielle ; ne rien inventer |
La bonne sortie ne dit pas « prévoir vingt luminaires par prudence ». Elle expose la contradiction. Le chargé d’affaires prépare alors une question qui cite les deux références. La réponse reçue sera ajoutée au dossier et reliée à la ligne concernée. L’ancienne information reste consultable pour comprendre l’évolution.
Répartir le travail entre l’IA, les règles et le chargé d’affaires
L’IA prépare l’extraction des passages, leur classement par poste et une proposition de formulation des questions. Elle peut rapprocher deux passages sans démontrer leur équivalence. L’absence d’une alerte ne prouve donc pas l’absence de contradiction.
Le tableur ou le logiciel enregistre les références, impose les champs obligatoires et calcule les montants à partir de quantités et prix validés. Il peut signaler une cellule vide ou deux valeurs différentes. Ces règles explicites sont plus faciles à contrôler qu’un montant annoncé dans un paragraphe généré.
Le chargé d’affaires vérifie et décide : bonne version, périmètre du lot, réponse à demander, hypothèses de chiffrage et contenu envoyé. Une question engageante suit le circuit habituel de l’entreprise. Le dispositif ne dépose pas une offre ni n’envoie un message au donneur d’ordre sans validation.
Installer la méthode sur un premier dossier
- Choisir un dossier terminé, autorisé pour le test, dont une personne connaît les difficultés.
- Établir manuellement quelques points de référence : quantité contradictoire, annexe manquante, exigence de présentation.
- Préparer la matrice assistée et comparer chaque ligne avec l’original.
- Noter les omissions, les faux rapprochements et le temps de correction.
- Fixer le modèle de sortie et les situations qui imposent un retour à la lecture manuelle.
Testez ensuite un dossier différent avant d’étendre l’usage. Un résultat satisfaisant sur un PDF propre ne prouve rien pour un scan peu lisible ou un plan contenant des annotations. Les fichiers très volumineux peuvent nécessiter une préparation en lots et un inventaire explicite de ce qui a réellement été traité.
Avant tout essai avec des documents de l’entreprise, choisissez les données autorisées et l’outil adapté à leur sensibilité. Les fiches de la CNIL pour les TPE et PME invitent à évaluer les risques liés aux usages de l’IA.
Reconnaître un résultat utile
Mesurez le temps total jusqu’à la matrice contrôlée, en incluant préparation, extraction, recherche des sources et correction. Notez séparément les points utiles détectés et les alertes inutiles. Une synthèse rapide mais impossible à vérifier peut augmenter le travail du chargé d’affaires.
La méthode convient mal à un dossier incomplet dont personne ne connaît les pièces de référence, ou à une décision technique qui exige une expertise absente de l’équipe. Dans ces cas, l’étape utile consiste d’abord à récupérer les documents ou à solliciter la personne compétente.
L’accompagnement consiste à cadrer les entrées, construire la matrice, tester les exceptions et organiser la validation selon le périmètre convenu. Vous pouvez retrouver cette approche dans nos usages pour les devis et appels d’offres et dans les formules d’accompagnement.